Fremtidens ejendomsadministration udføres i skyen
Indledning
Den enkelte ejendomsadministration må kigge på sine konkrete behov for at bestemme sig for det optimale system til ejendomsadministration.
Hvorfor er til stræber mange virksomheder at flytte forretningssystemerne i skyen. Svaret er at funktionaliteten som IT-systemet leverer modtages som en service. Dvs. ingen tekniske opgraderinger, løbende ny funktionalitet og dermed højere værdi i kombination med lavere omkostninger for IT-afdelingen.
I de seneste år er der blevet en række gode og simple ejendomsadministrationssystemer tilgængelige som rene webløsninger. De er ”as-is” og for mangle med enkle behov og en mindre portefølje er det rigtig fint.
Men ønsker virksomheder at understøtte specielle processer er disse løsninger et no-go, da de ikke kan tilpasses og typisk har en meget simpel opbygning.
Men da de ældre systemer ikke reelt lever i skyen, bliver spørgsmålet da hvilke alternativer der reelt er.
Dansk jura betyder få reelle alternativer
”Omkostningsbestemt leje” – det er kun en dansk politisk tradition, der kan udtænke et sådan regelsæt. Internationale systemer har ikke en chance for at løse opgaven endsige forstå materien. Reelt byder den danske lejelovgivning, at få løsninger kommer helt i mål.
De nyere ejendomsadministrationsløsninger baseret på webteknologi er heller ikke gearet til opgaven da ganske enkelt ikke rummer variabiliteten til at løse opgaven.
Ejendomsadministrationssystemet der kan mere
Et nyt system, der her fremstår i sin egen ret, er Dynamics Property. Systemet tillader en avanceret opbygning af lejen, der f.eks. rummer mulighed for opkrævning af BRL §18 og BRL §18b.
Systemet er bygget inde i Business Central, hvilket vil side der er tale om software fra Microsoft. Dermed bliver ejendomsadministrationsdelen automatisk en del af Dynamics 365 platformen.
Platform og forretningsprocesser hænger sammen
Det er vigtigt ikke kun at fokusere på teknikken når der skal vælges et nyt system til ejendomsadministration. I dag er det heller ikke tilstrækkeligt at fokusere på forretningsprocesserne. Begge forhold skal løftes så processerne giver mening i en bredere kontekst, jf. de indledende bemærkninger om at integrere til andre systemer.
Business Centrals kerne system indeholder en meget stærk finansdel. Rundt om denne kerne er der køb/salg, et sagsmodul, produktionsstyring, en serviceløsning og et anlægsmodul. Det betyder at har man en serviceafdeling, vil man faktisk kunne dække dennes behov ved hjælp af standardfunktionaliteten. Dynamics Property kan trække på denne funktionalitet og tilføjer klient, ejendom, lejemål og lejer.
Business Central og roller
Det er Microsoft, der forestår driften af Business Central, og en evt. leverandør der forestår vedligehold af en tillægsløsning.
I Business Central har leverandøren mulighed for at anføre applikationer der kan arbejde sammen på en positiv liste.
Frihed til at definere forretningen
Navisions gamle styrke var, at virksomheden kunne lave tilpasninger, for at optimere egne forretningsprocesser. Ulempen var at virksomheden forblev i låst i en gammel version, da det var komplekst (underforstået ”dyrt”), at foretage rettelser. Business Central råder bod på dette ved at holde tilpasninger adskilte fra basissystemet. Best practice er imidlertid at lave automatiserede test til egne processer, således virksomheden kan være sikker på at ”logikken” fungerer som tilsigtet efterhånden som der kommer opdateringer.